Ledig tjänst som administrativ assistent på Franska Institutet

(Visstidskontrakt i ett år på deltid fr.o.m. 1 april 2022)

BESKRIVNING AV ARBETSPPLATSEN

Franska Institutet är en avdelning på Frankrikes Ambassad i Stockholm. Vi har som uppdrag att främja samarbete mellan Sverige och Frankrike inom följande områden:

Samarbete inom språk och utbildning
Vetenskapligt och akademiskt samarbete
Kultur- och konstnärligt samarbete

Inom ramen för dessa områden genomför och bedriver Franska Institutet tillsammans med svenska samarbetspartners en lång rad aktiviteter och verksamheter: utställningar, konferenser, debatter, filmvisningar, konserter, utbytesprogram, utbildningar, utformande av läromaterial etc.

TYP AV KONTRAKT

Visstidskontrakt i 12 månader, förnybart därefter.
Deltid: 60% (22,5 timmar per vecka), förmiddagar. Arbetstiden går att anpassa.

BESKRIVNING AV TJÄNSTEN

Som administrativ assistent förväntas du

ta emot, översätta och hantera fakturor;
ansvara för beställningar och leveranser;
ansvara för offerter, fakturautskick och påminnelser;
följa upp leverantörsärenden;
digitalisera dokument och arkivera administrativa dokument
förbereda logistiken kring kollegors tjänsteresor;
ansvara för återbetalningsintyg;
organisera franska gästers (konstnärer, artister, forskare, tjänstemän etc) resor och vistelser i Sverige

ARBETSVILLKOR

Den administrativa assistenten kommer att:

stötta Institutets olika avdelningar med redovisning och administration
arbeta nära Institutets respektive Ambassadens administrativa chefer

EFTERFRÅGADE KUNSKAPER OCH MERITER

Arbetslivserfarenhet inom administration i Sverige
Svenska och franska är obligatoriskt, engelska ett plus.

PERSONLIGA EGENSKAPER SOM EFTERFRÅGAS

Självständighet;
Förmåga att arbeta i grupp;
Organisatorisk och social kompetens;
Diskretion och pålitlighet.

ANSÖKAN OCH URVAL

Den sökande måste vara folkbokförd och bosatt i Sverige vid ansökningstillfället.

Skicka din ansökan innehållande CV och personligt brev på franska och svenska med en referens, en kopia på giltigt pass eller nationellt ID-kort, utdrag ur brottsregistret samt ett personbevis från Skatteverkets folkbokföringsregister senast 25 februari till adressen ifs.stockholm-amba@diplomatie.gouv.fr

Om din ansökan väljs ut kommer du att kallas till en 30 minuter lång intervju. Den kommer att kompletteras med ett kort skriftligt prov för att bedöma din skriftliga nivå i franska och svenska. Intervjuerna kommer att hållas i mars månad och tillträde sker den 1 april 2022.

Har du frågor angående tjänsten?

För mer information, kontakta oss på oda.martin@diplomatie.gouv.fr